Zorganizuj swój dzień według metod najbardziej produktywnych ludzi

Wielu naszych czytelników nie jest w stanie skonstruować codziennego harmonogramu, który pozwala im na wykonanie wielu zadań. Chcemy pomóc takim ludziom. W tym celu podamy kilka prostych i przydatnych wskazówek przygotowanych przez osoby, które można uznać za geniuszy produktywności.

System Stephena Coveya

Jeśli jesteś stałym czytelnikiem magazynu Time, to na pewno znasz Stephena Coveya. Mężczyzna jest ekspertem od zarządzania i trenerem – jego metody są popularne w wielu krajach. Jeśli w „Time” mówią o literaturze biznesowej, zawsze wspominają książkę tego człowieka. Nazywa się Siedem nawyków ludzi wysoce skutecznych. To ta, która mówi ci, jak odnieść sukces. Krótko mówiąc, nie należy być leniwym i należy ciągle się doskonalić. A pierwszą rzeczą do zrobienia jest… Tak mniej więcej zachowywał się David Eisenhower, 34. prezydent Stanów Zjednoczonych. Zadania podzielił na cztery grupy:

1. Pilne i ważne – takie sprawy powinieneś załatwić w pierwszej kolejności;

2. Niepilne, ale ważne – takie rzeczy należy robić, gdy nie ma pilnych zadań;

3. Pilne nieważne – w tej grupie znajdują się pozostałe zadania, które wymagają szybkiego załatwienia, ale mogą być przydzielone komuś innemu;

4. Niepilne i nieważne – możesz je skreślić ze swojej listy lub oddelegować do wykonania osobie trzeciej.

Krótko mówiąc, musisz prowadzić listę zadań, nadając im priorytety w ten czy inny sposób. Można to zrobić w papierowym dzienniku lub w aplikacji mobilnej. Ale do tego dojdziemy na końcu tego artykułu.

Jak mówi Covey w swojej książce, ludzie sukcesu rozwiązują problemy z pierwszej i trzeciej kategorii szybko – nie poświęcają na to dużo czasu, ponieważ proces ten odbywa się w najbardziej produktywnej porze dnia – rano. Co do czwartej kategorii, jej zawartość lepiej poświęcić. A 60-80% swojej energii i czasu poświęcają na rzeczy z drugiej kategorii.

System Benjamina Franklina

Benjamin Franklin, jeden z założycieli Stanów Zjednoczonych, również stosował swoją metodę organizacji dnia. To właśnie jego portret znajduje się teraz na banknocie o nominale 100 dolarów. Po części dzięki frazie „czas to pieniądz”, która stała się uskrzydlającym zwrotem. To on też powiedział, że nie warto odkładać na jutro tego, co można zrobić dzisiaj. W skrócie widać, że dla Benjamina Franklina czas był bardzo ważny. Opracował nawet specjalny system realizacji zadań, który potem stosował do końca życia. W przyszłości nazwano ją piramidą Franklina. Albo piramida produktywności.

Metoda ta wymienia również wszystkie rodzaje celów. A im większy cel, tym więcej miejsca zajmuje na papierze. W rezultacie wszystko przenosi się z fundamentu wartości życiowych na plan dnia. Poniżej przedstawiamy pełną listę celów:

1. Plan na dzień;

2. Plan krótkoterminowy;

3. Plan na rok lub nawet kilka lat;

4. Mistrzowski plan osiągnięcia poważnego celu;

5. Globalny cel;

6. Podstawowe wartości życiowe.

Oczywiście powinieneś zainteresować się dolną częścią tej piramidy. Co Frankin miał na myśli mówiąc o podstawowych wartościach życia? Chodziło mu o 13 cnót, które każdy powinien mieć w swoim życiu. Albo przynajmniej do tego aspirować. Są to: skromność, umiarkowanie, zdecydowanie, gospodarność, umiłowanie porządku, pracowitość, sprawiedliwość, cichość, łagodność, czystość, szczerość, umiarkowanie i czystość. Nie oznacza to, że powinieneś po prostu zapisać je w swoim dzienniku i nigdy więcej o nich nie myśleć! Benjamin Franklin proponuje, aby każdego dnia skupić się na konkretnej cnocie. A wieczorem trzeba uczcić błędy, które się popełniło na drodze do doskonałości. Należy starać się nie powtarzać ich w przyszłości.

Na kolejnym szczeblu piramidy powyżej znajduje się cel globalny. Tutaj sprawa jest dość prosta. Jeśli studiujesz, aby zostać kolejarzem, na przykład, jednym z twoich globalnych celów byłoby stać się skutecznym maszynistą, któremu powierzono prowadzenie pociągów pasażerskich na ważnej trasie. Upewnij się, że zapisujesz jeden lub więcej z tych celów gdzieś na pierwszej stronie swojego planera dziennego lub w aplikacji do planowania czasu, z której korzystasz. Mniejsze cele, które przyczyniają się do osiągnięcia tego celu, będą zależały od tego jednego.

Wreszcie na szczycie piramidy znajdują się plany, które służą albo osiągnięciu celu głównego, albo realizacji celów wyznaczonych na najbliższe lata. A na końcu piramidy znajdują się plany na tydzień i dzień bieżący.

Aby żyć według systemu Benjamina Franklina, trzeba ciężko pracować. Zalecamy zapisanie wszystkich zadań w notatniku, który można mieć zawsze przed sobą. Dodatkowo możesz wprowadzić swoje cele do aplikacji kalendarza. Lub którykolwiek z tych, które mają na celu ułatwienie planowania czasu.

System Gleba Archangielskiego

Kto to jest Gleb Arkhangelsky?? Jest to założyciel firmy o tej samej nazwie. Ten człowiek wie też wszystko o zarządzaniu czasem. Stara się prostym i jasnym językiem przedstawić zasady już istniejących systemów, dostosowując je do naszych realiów. Napisał książki biznesowe „Time-Drive”, „Time Formula” i kilka innych.

Najpopularniejsza jest pierwsza wymieniona książka. To pokazuje, jak ważne jest planowanie, motywacja i wyznaczanie celów. Opisuje również kilka dobrych praktyk w walce z prokrastynacją. Przyjrzyjmy się niektórym z nich:

1. Metoda Kotwicy polega na zastosowaniu namacalnych kotwic, które będą odpowiadały określonym stanom emocjonalnym. Są one niezbędne, aby nastawić się na udane zadanie. Częściej niż nie, ludzie używają muzyki jakiegoś rodzaju jako swojego punktu zaczepienia. Można na przykład remontować do Evanescence. Potrzeba napisania przyzwoitej ilości tekstu? Włącz jakąś muzykę klasyczną lub odgłosy natury. Stopniowo będzie o wiele łatwiej rozwiązać każde zadanie, bo będziesz do niego przygotowany psychicznie.

2. Metodę Żaby stosuje się w przypadku nudnych czynności, które ciągle odkłada się na następny dzień. Jeśli masz już dużo tych zadań, to powoduje to niepotrzebne napięcie nerwowe. Dlatego Gleb radzi, by każdy poranek zaczynać od najbardziej nudnej i nieciekawej czynności. Jak już to opanujesz, to jest więcej zabawy i znowu odbierasz odpowiednią falę psychologiczną.

3. Metoda steku ze słonia przypomina, że im większe i trudniejsze zadanie, tym mniej chce się z nim zmierzyć. Możesz być onieśmielony samą skalą. Czasami nie wiadomo od czego zacząć. Ale tak naprawdę jest to dość proste. Podziel zadanie na podzadania. Będą one znacznie mniejsze i bardziej ulotne. Nadchodzące zadanie natychmiast przestanie być onieśmielające.

O wypoczynku regularnie pisze też Gleb Arkhangelsky. Przypomina nam, że żaden człowiek nie może spędzić całego dnia w konkretnej pracy. Konieczny jest odpoczynek od czasu do czasu. I trzeba umieć odpoczywać – to też może być produktywny proces. Ale to już inna historia.

System Tima Ferrisa

Jeśli nadal mówimy o guru produktywności, nie możemy zapomnieć o Timie Ferrisie. Jego książki czytają miliony ludzi, tyle samo osób uczestniczy w publicznych wystąpieniach. Najpopularniejsza książka Ferrisa to „Praca 4 godziny tygodniowo bez tkwienia w biurze”. Mówi o metodzie rozwiązywania problemów w oparciu o zaledwie dwa wieloryby:

1. Wykorzystanie prawa Pareto jako podstawy. Sugeruje on, że 20% wysiłku daje prawie 80% rezultatu. Reszta twoich wysiłków jest skierowana na osiągnięcie tylko 20% wyniku. Trzeba więc skupić się na tej czynności, która jest najważniejsza.

2. Trzeba też spojrzeć na prawo Parkinsona. Mówi ona, że praca powinna wypełniać cały dostępny dla niej czas. Oznacza to, że należy poświęcić mu tyle czasu, ile potrzeba na jego wykonanie.

3. Nigdy nie zwiększaj długości dnia pracy! Nie bój się, że nie wykonasz zadania! Guru produktywności zaleca nawet ograniczenie pracy, aby nie tracić na nią dziesiątek minut. O drobnych zadaniach należy zupełnie zapomnieć: należy je delegować innym osobom.

4. Najczęściej fani podejścia Ferrissa pracują w systemie „1-3-5”. Oznacza to umieszczenie na swojej liście rzeczy do zrobienia na dany dzień jednego ważnego zadania, trzech mniej pilnych i pięciu całkiem małych. Ta metoda pozwala uniknąć pośpiechu, co jest jej główną zaletą.

Ferriss, jak wielu innych geniuszy produktywności, nie toleruje robienia kilku rzeczy naraz. Przypomina, że w tym przypadku doszłoby do utraty koncentracji, co wydłużyłoby czas potrzebny na wykonanie zadania. Dlatego zaleca on podzielenie zadań według ich pilności. W drugiej połowie dnia musisz wykonywać drobne zadania, w tym przypadku na pewno sobie poradzisz. Unikaj też marnowania czasu na pocztę elektroniczną, komunikatory i portale społecznościowe – zwykle nie przybliżają cię do celu, tworząc fałszywe poczucie celu.

Ta metoda nie zakłada użycia aplikacji z listą zadań. Kolejna osoba snuje plany wcześnie rano i woli nie myśleć o kolejnym dniu. Ich największym wrogiem jest lenistwo. W pierwszych dniach należy dosłownie zmusić się do zrobienia planu. Pomaga również mieć drugą osobę, która będzie nadzorować cię przez wszystkie zadania na początku.

System Francesco Cirillo

To właśnie Francesco Cirillo opracował metodę zarządzania czasem Pomodoro. Po drodze pomógł mu kuchenny minutnik..!

Jako młody człowiek, Francesco zawsze się spóźniał i nie mógł się skupić na nauce. Ciągle coś go rozpraszało. Ale pewnego dnia zdał sobie sprawę, że prosty kuchenny zegar może mu pomóc. Jego ciało zostało wykonane w formie pomidora, dlatego metoda otrzymała swoją nazwę. Jego punkt widzenia jest prosty. Musisz poświęcić 25 minut na wykonanie zadania. Po tym czasie 5 minut odpoczynku. Następnie wracasz do swojej pracy na te same 25 minut. I to powinno trwać aż do momentu, gdy wykonasz wszystkie zadania wyznaczone na dany dzień.

Te 30-minutowe odcinki nazywane są „ugryzieniami pomidora”. Stopniowo zaczniesz rywalizować ze sobą o ilość zadań wykonanych w ciągu dnia. Rezultatem będzie zauważalny wzrost Twojej produktywności. Po prostu nie trać czasu przeznaczonego przez timer na myślenie o zadaniu! Najlepiej zawczasu zrobić listę rzeczy do zrobienia. Możesz to zrobić rano lub przed pójściem spać. W tym przypadku pomożesz specjalnym aplikacjom, które zostaną opisane poniżej.

Możesz odmierzać czas 25-minutowych i 5-minutowych odcinków za pomocą prostej aplikacji do odmierzania czasu na dowolnym smartfonie. Zalecamy jednak zainstalowanie osobnej aplikacji, która znacznie przyspieszy ten proces. Wiele z tych programów ma nawet automatyczne obliczanie liczby wypełnionych pasków pomidorowych!

Na Windowsie jest kilka aplikacji tego typu. Proponujemy rozważyć zainstalowanie TeamViz, Keep Focused i Tomighty.

Użytkownicy iPhone’ów i iPadów powinni rozważyć Flat Tomato i Tadam. Istnieją również oddzielne wersje dla Mac OS X.

Ale dla smartfonów i tabletów z Androidem jest Clockwork Tomato i inne podobne aplikacje.

Można też znaleźć A

Wyrażanie takich timerów jako oddzielnych urządzeń! Gdy wydasz pieniądze, będziesz miał jeszcze większą motywację do stosowania tej strategii.

Korzystanie z aplikacji lub dziennika

Jeśli lubicie metodę wymyśloną przez 34. prezydenta polecamy zainstalować Eisenhowera lub MyEffectiveness. Pierwszy z nich przeznaczony jest dla urządzeń z systemem iOS, natomiast z drugiego mogą korzystać posiadacze smartfonów z Androidem. Zalecamy, aby 40% czasu poświęcić na ważne, pilne sprawy, a pozostałe 60% na ważne sprawy niepilne.

Wspomniany Gleb Arkhangelsky poleca serwis z listami zadań. W przeszłości polecilibyśmy Evernote, ale teraz ta aplikacja okaże się zbyt droga, zwłaszcza jeśli chcesz ustawić ją na wiele zadań jednocześnie. Lepiej użyć do tego celu Notion. To również wymaga inwestycji pieniężnych, ale dopiero po pewnym czasie, gdy liczba zadań przekroczy pewien punkt. Jest to prawdopodobnie najbardziej funkcjonalny program tego typu, który jest również dostępny na kilku platformach. Ma jednak poważną wadę, którą jest anglojęzyczny interfejs.

Jeśli nie potrzebujesz dużej ilości funkcji, polecamy kilka aplikacji mobilnych. Pierwszym z nich jest Todoist. Tutaj sporządzasz listę zadań, które można w taki czy inny sposób uszeregować pod względem ważności. Zadanie może być ustawione na konkretny dzień lub może pojawiać się w stałym harmonogramie – np. co trzy tygodnie. A do tego dochodzą szczegółowe raporty, które pokazują, jakie rzeczy robisz najczęściej.

Drugą aplikacją, którą polecamy jest Jiffy. To nie jest do planowania, ale do śledzenia czasu spędzonego na różnych zadaniach. Jak tylko coś zaczynasz, umieszczasz to na liście i klikasz „Start”. Gdy skończysz, naciskasz przycisk stop. Możesz wtedy zobaczyć raport wyjaśniający, ile czasu spędziłeś w danym dniu, tygodniu, miesiącu, a nawet roku. Takie oprogramowanie jest, ponownie, przydatne do samokontroli: po uruchomieniu timera, jest mało prawdopodobne, abyś przerwał go bez powodu. Przy okazji, aplikacja ma synchronizację z magazynem w chmurze. Więc kiedy kupisz nowy smartfon, nie stracisz wszystkich swoich statystyk.

Możesz też użyć planera dziennego. Dlaczego nie?? Przydaje się do robienia listy rzeczy do zrobienia, wystarczy biro. Jeśli jednak Twoja praca wiąże się z jazdą po mieście, to z pewnością nie jest to najlepsze rozwiązanie.

Wniosek

Skorzystaj z naszych wskazówek, aby być zauważalnie bardziej produktywnym. Oznacza to, że w ciągu dnia zrobisz więcej niż zwykle. Nie ma wątpliwości, że to właśnie Twoi bliscy będą najbardziej zachwyceni. Ale materiał, który zapisaliśmy, okaże się zupełnie bezużyteczny, jeśli będziesz leniwy.

Podobne wpisy:

1. Jak zbudować altanie z własnymi rękami w jeden dzień? Bardzo trudno jest przecenić wartość altana dla obszaru kraju lub w domu. All Abors zostali wzniesiony na swoich stronach dawno temu, więc możemy powiedzieć, że jest to prawie integralna część każdego domku...
2. Jaka jest różnica między kremem na dzień a kremem na noc: przegląd najlepszych produktów do twarzy Doskonały schemat pielęgnacji twarzy obejmuje obowiązkowe stosowanie kosmetyków na dzień i na noc. Tworząc produkty oznaczone jako „dzienne” i „nocne”, producenci kosmetyków dążą do różnych celów i stosują różne grupy składników. Ograniczając...
3. 10 najlepszych szamponów na każdy dzień *Najlepszy według opinii redakcji. O kryteriach wyboru. Niniejszy dokument ma charakter subiektywny, nie jest reklamą i nie powinien być interpretowany jako rekomendacja do zakupu. Przed zakupem należy skonsultować się z profesjonalistą. Odpowiedni...
4. Jak wybrać sofę do spania na każdy dzień – porady ekspertów Dobra sofa z funkcją spania może pomóc Ci zaoszczędzić miejsce w domu, zakwaterować gości, a nawet stworzyć miejsce do zabawy dla dzieci. Ale aby znaleźć wysokiej jakości mebel, na którym można nie...